¿A cuántos de nosotros nos ha sucedido que estamos coordinando una tarea o un trabajo grupal y de repente alguien del grupo menciono que “no le llego el email” el cual lo informaba sobre determinado asunto o tarea? esto por lo general origina que dicha persona no realice o avance el trabajo o tarea asignada.
Las comunicaciones por email son útiles para enviar mensajes específicos entre dos personas, sin embargo cuando se supervisan trabajos o se coordinan tareas conjuntas son poco efectivos, a continuación procederé a describir algunas desventajas de utilizar emails:
-Cuando mandas un email con información equivocada solo puedes corregir dicha acción enviando “otro email” rectificándote, sin embargo nada garantiza que el destinatario abrirá el segundo email de forma inmediata y que descarte o ignore el primero.
-Ya sea que tengamos que asignar tareas o decir algo importante muchas veces en el caso de no cumplirse este objetivo del trabajo o tarea la persona puede decir que “no le llego el email” (en la mayoría de casos lo que sucede es que dicho email paso desapercibido entre la gran cantidad de emails que recibe el destinatario o que simplemente lo vio pero no lo hizo) en esta situación ocurren dos problemas: 1 que tenemos que “buscar” el email anterior (ya sea para ver las instrucciones/comunicación o simplemente para “demostrar” que SI enviamos la información lo cual consume tiempo ya que muchas veces hay que buscar entre correos de semanas pasadas y en algunos casos meses pasados).
-Cuando se comunican más de 2 personas puede haber mucha confusión en la forma en cómo se transmite la información.
-Los emails muchas veces puede no llegan al destinatario debido a una serie de factores como por ejemplo los filtros antispam, virus, archivos adjuntos, etc.
Para solucionar este tipo de “problema” recomiendo utilizar documentos “en la nube” (o wikis) que nos permitan “editarlo” en tiempo real, entre las herramientas más conocidas se encuentran los grupos de Facebook (los cuales permiten editar un documento de texto en línea) 0 Google Drive (que nos permite editar hojas de calculo, documentos de texto y presentaciones).
A continuación una imagen de un grupo de Facebook el cual permite crear un documento de texto en línea:
En la siguiente imagen podemos ver el panel de control de Google Drive en donde podemos crear diferentes documentos en linea:
¿Utilizas documentos en línea para coordinar trabajos o tareas grupales?
