Tener un correo personalizado con el dominio de nuestro sitio web es fundamental para dar una imagen profesional y administrar nuestras comunicaciones por email de manera eficiente, sin embargo es posible que al momento de crear un correo nos preguntemos ¿Qué formato es mejor? ¿Usar el cargo/puesto o utilizar el nombre del trabajador? a continuación compartiré mi experiencia utilizando estos dos tipos de formatos:
Personalización
Este es uno de los factores que más defienden las empresas y negocios que utilizan el formato nombretrabajador@paginawebempresa.com el hecho que aparezca el nombre y apellido de un trabajador puede dar más confianza a los potenciales clientes y nuevos contactos, es posible que un correo genérico como cargo-puesto@paginawebempresa.com no transmita un sentido de personalización e importancia a la persona dentro de la organización. En este punto podemos concluir que la personalización es un punto a favor de los correos en donde aparece el nombre y apellido del trabajador.
Función
Antes que todo debemos entender que existen diversos tipos de correos y diversas funciones: por ejemplo hay correos que son para contactarse con clientes nuevos, correos para comunicación interna dentro de la empresa y correos para brindar servicio post venta o de atención al cliente, por lo cual debemos analizar primero la función que cumplirá dicho email dentro de las comunicaciones de la empresa o negocio.
Fácil de recordar
Si por ejemplo Juan Perez es mi amigo, es lógico que lo recodaré mejor si veo su nombre en su email (por ejemplo juanperez@paginawebempresa.com ) mientras que si veo un correo genérico que empiece con asesor@ gerencia@ ventas@ rrhh@ direccion@ es posible que pase al olvido. En este punto podemos concluir que la facilidad para recordar un email es un punto a favor de los correos en donde aparece el nombre del trabajador.
Relevo o cambio de puesto
Es lógico pensar que los trabajadores siempre estarán en la empresa o negocio, pero la realidad es que es normal que al cabo de 1, 2 o 5 años dichas personas ya no formen parte de la empresa por múltiples motivos (despido, cambio de planes profesionales, ascensos, viajes, etc), en este punto los correos personalizados tienen un punto en contra, ya que al “irse” la persona (del puesto de trabajo) su email pasa a ser obsoleto ya que el nuevo trabajador no puede usar un email con otro nombre (se tendrá que crear un nuevo correo) esto puede ocasionar que muchas comunicaciones con antiguos clientes o contactos profesionales “se pierdan” por dirigirse a un correo obsoleto (además de dar una pésima imagen cuando se comunica a los clientes o contactos profesionales que dicho email ya no es válido o que x persona ya no labora en la empresa), en este punto los correos genéricos llevan cierta ventaja ya que al contener el nombre del cargo (o puesto) pueden ser usados por el nuevo trabajador sin afectar las comunicaciones con antiguos clientes o contactos profesionales.
Supervisar
Aquí viene un punto muy importante el cual esta relacionado con el punto anterior, ¿Qué pasa si las comunicaciones con dicho email deben ser auditadas o supervisadas? aquí se origina otro problema para los correos personalizados ya que al haber un relevo o cambio de puesto se hace difícil realizar una supervision adecuada de las comunicaciones antiguas, en este punto los correos genéricos poseen más flexibilidad al momento de ser supervisados o auditados.
Opinión personal
Desde mi punto de vista lo mejor es utilizar emails genéricos con los nombres de los cargos o puestos de la empresa ya que esta opción nos protege contra los cambios de puesto futuros y permite reducir pérdidas de comunicaciones con antiguos clientes (además de que ofrecen mayores facilidades para ser supervisados).
En el siguiente video explico de manera resumida este tema:
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Cuál de estos dos formatos de emails consideras que es mejor?
Imagen de Sean MacEntee vía Flickr.com bajo licencia creative commons.
6 replies to "Correos personalizados: cargo@ vs nombre@ ¿Cuál es mejor?"
Hola Marco, gracias por tu comentario y aporte, un saludo.
Se usa un repositorio real con respecto a su área, para el dilema del personalizado se utiliza aliases o forwarders
Hola Gustavo, muchas gracias por tu comentario y por compartir tu experiencia, un cordial saludo.
Definitivamente en el tema comercial el uso de unos pocos correos con nombres de cargo y fáciles de recordar algo como: ventas@empresa.com, compras@empresa.com e info@empresa.com. Esto para clintes, proveedores y usuarios. Pero, hay que tener en cuenta que las actividades administrativas requieren un nivel de confidencialidad y “personalización” superior, además de la privacidad Empleado-Empresa.
En este orden de ideas, el correo electrónico es un activo de información persona/corporación que debería ser intrasferible, y en el caso de un reemplazo temporal p.e. nunca otra persona debe acceder al correo del usuario anterior, debe tener su propio correo y el empleado que sale temporalmente debe emitir una comunicación a sus contactos de su no disponibilidad y un reenvío de correos al mail de su reemplazante.
Si por el contrario el caso es de una ausencia permanente por renuncia o despido, el protocolo debe tener encuenta que: Desde TICs siempre se debe tener acceso a los correos adminsitrables, a todas las cuentas, el jefe inmediato del empleado saliente debe a traves de este acceso administrativo emitir comunicado a todos los contactos de dicho exempleado, la no disponibilidad de ese medio de comunicación y configurar de manera temporal (p.e. 3meses) el reenvio de cualquier mensaje sobre esa bandeja a otro correo electrónico activo. Luego de este periodo, y del consecuente backup de los mensajes, esa cuenta, que como he dicho antes debe ser intrasferible, deberá ser desactivada de manera definitiva y luego de un periodo preestablecido por la información eliminada para evitar el costo.
Mi opinión y experiencia.
Hola Dx, cada opción tiene sus puntos a favor y en contra, en lo personal he visto que las empresas que tienen correos personalizados pierden muchos contactos cuando la persona abandona el cargo o se cambia de trabajo (la rotación de personal en algo común en estos días ya que puede estar influenciada por diversos factores), cuando una persona se va del cargo y ha estado usando un email personalizado se crea un problema en comunicaciones a nivel empresa ya que muchas personas externas, clientes y proveedores se acostumbraron a escribir a ese email (con ese nombre y apellido) ahora imaginemos que en un periodo de 5 años la situación se repite, entonces el problema se agrava aun más, yo creo que la mejor opción es usar un correo genérico (con el nombre del cargo) y agregarle una firma (en donde diga el nombre de la persona que lo usa), un cordial saludo y muchas gracias por compartir tu opinión.
Muy buen blog! El tema es muy complejo. Creo que también depende del tipo de negocio que se desempeñe. Muchas veces al ser genérico como indicas, se pierde el interés de leer porque uno cree que es spam o publicidad. También se hace mas frió de lo normal no tener una persona con nombre y apellido a quien dirigirte con la sensación de que estas en confianza y que ante cualquier consulta o ayuda pueda darte una mano, que no siempre quieres que la ayuda se ventile a cualquiera, no. Es complejo el tema, voy mucho a favor de los nombres y apellidos y que cada empresa tenga su back up en sistema bien cubierto ante cualquier auditoria.
Aunque también los puntos a favor de los genéricos tienen toda la razón, en fin, a estas alturas creía que el tema de utilizar nombre de cargos estaba quedando obsoletos por la frialdad, pero cada vez veo mas.
Mil gracias!