En este artículo vamos a indicar algunos consejos para realizar comunicados sobre ex trabajadores, lo cual puede ser bastante delicado; ya que pueden desarrollar crisis de reputación en tu negocio si no se manejan de una manera adecuada; por lo que es importante elaborar buenos comunicados sobre la situación de ex trabajadores.
Analizar la salida del trabajador
Cuando un trabajador se va de una empresa, ya sea por cualquier motivo: que renunció, por algún problema, porque encontró otra oferta laboral, etc. Es una situación bastante delicada, ya que generalmente ese trabajador tiene acceso a personas clave para la empresa, ya sea proveedores, clientes, entre otros. Hay que analizar, en primer lugar, cuál es la comunicación que tiene este trabajador con el personal externo de la empresa.
Segundo, cuál sido la situación de la salida del trabajador, ya que hay algunas que han sido totalmente acordadas, de buenas intenciones y buena fe, en las mejores condiciones; pero hay otras que no son así, ya sea por sanciones disciplinarias o problemas internos; y este tipo de resentimiento de una u otra forma siempre va a repercutir de manera negativa sobre la empresa. Por lo que hay que analizar estas situaciones para determinar el potencial de peligro que pueda tener.
Potencial crisis de reputación
En el caso de que esto sea así hay que estudiar si esto puede repercutir en algún tipo de crisis de reputación para la empresa o negocio, porque en el caso de que sea una salida negativa del trabajador o una situación que no sea adecuada, puede revelarse información que no sea apropiada, puede hablar mal de la empresa, etc. Lo que puede causar una crisis de reputación en los medios sociales.
Transparencia y difusión
Mi primera recomendación es que se haga un comunicado, pero el cual debe tener mucha transparencia. Se deben contar las cosas tal cual como se dieron. Hay algunas empresas que tratan de ocultar ciertos aspectos, claro está, no se debe exponer el caso total, simplemente el objetivo del comunicado es informar que no labora, sin entrar en detalles, pero se debe cumplir el objetivo, el cual es evitar que la información o acciones puedan perjudicar a la empresa.
Por ejemplo: hay trabajadores que trabajaban en cobranzas o finanzas y al irse de la empresa, un buen comunicado en este caso, para aquellos que recibían dinero o comisiones, sería informar que estas personas ya no están autorizadas y cualquier tipo de pago tiene que ser directamente con la empresa; lo mismo sucede en el caso de los trámites. Entonces es importante indicar que estas personas ya no están trabajando y hacer alusión a las funciones que ya no están cumpliendo y cual es el reemplazo, cual es el camino a tomar.
Después de esto hay que irse a la parte de difusión. No basta con bastar un email a la base de datos o publicarlo en las redes sociales. Se tiene que promover este tipo de publicaciones porque son urgentes, esto puede evitar muchos inconvenientes. Apenas se sepa que el trabajador ya no está a cargo de sus funciones y sabes que la situación de salida no ha sido muy positiva; entre más rápido se comunique el mensaje a los clientes, proveedores, otros trabajadores, etc. Se va a disminuir la probabilidad de un incidente. También se recomienda hacer una difusión pagada: además de publicar en los canales regulares, promover en Facebook Ads, Google Adwords y darle esa difusión adicional.
Protocolos y procesos de seguridad
Otro de los puntos, el cual yo creo es el más importante, es el origen de este problema; y es cuando no se tienen protocolos y procesos adecuados de seguridad y control sobre el trabajador. Con esto me refiero, a que muchas cosas ocurren generalmente cuando hay mucho desorden en la forma de trabajar en la empresa o negocio. Por ejemplo: Si una persona hace cobros sin entregar algunos documentos o comprobantes, obvio que eso va a generar una serie de problemas, ya que no se tiene manera de verificar que este trabajador está autorizado para esto.
Otro caso sería los procesos de seguridad: si la persona tiene acceso a claves o contraseñas de la empresa, eso tiene que entregarlo o no se le puede dar el control total obre ese aspecto. Esto tiene que estar totalmente reglamentado para cuando la persona se vaya, no tenga acceso a esto. Otro punto también muy importante son los medios de comunicación ajenos a la empresa que el trabajador utiliza. Hay muchas personas que se comunican con clientes y proveedores por su Whatsapp o correo personal, lo que crea un montón de problemas, porque cuando se va, puede que su correo corporativo no lo vuelva a usar, así como el teléfono o Whatsapp de la empresa, pero como estuvo usando un correo personal u otros medios particulares aparte, ya no tienes control sobre esas comunicaciones.
Aquí la solución es sencilla, no se debe permitir los trámites o comunicaciones se realicen a través de medios propios, ya que, en el caso de irse, ellos seguirán teniendo el control sobre estos medios. Si se dejó que el trabajador tuviese comunicación con su propio equipo y número, no puedes pedirle que entregue esa línea porque le pertenece. Tú debiste haber tomado las previsiones para que usara los medios adecuados de la empresa, en este: teléfono, Whatsapp y emails oficiales de la empresa.
Muchos de estos problemas se deben a que no hay un orden en estos procesos de seguridad y protocolos; se les da mucho poder a los trabajadores y cuando estos se van; no en todos los casos, pero si en algunos, este trabajador utiliza ese poder para vengarse de alguna u otra manera de la empresa. Por ello es importante tomar este tipo de previsiones para que no existan este tipo de incidentes. Ten en cuenta que la esencia para evitar este problema es tener protocolos de acción y procesos más estructurados, para que cuando sucedan este tipo de situaciones, el trabajador no tenga ese poder para hacerle daño a la empresa o negocio, o en el peor de los casos, generar una crisis de reputación en los medios sociales de forma innecesaria.
Hay trabajadores que se van, exponen información confidencial de la empresa, dan datos a la competencia, comienzan a hablar mal, a hacer publicaciones dañinas en las redes sociales, utilizan canales oficiales o no oficiales para hacer comunicados en nombre de la empresa para hacer malos entendidos, en fin, hay un montón de problemas que se pueden generar si no se toma esto de manera seria. Entonces es importante que el trabajador siempre se vaya en las mejores condiciones dentro de lo posible, pero de no ser así, se debe tener algo con que respaldar para evitar este tipo de situaciones.
Vídeo
En el siguiente vídeo explico de manera detallada cada uno de estos puntos:
Si te interesa conocer más sobre como puedes evitar crisis en medios sociales, te recomiendo mi mini curso de tres videos titulado: Introducción a las crisis en los medios sociales.
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