Whastapp (propiedad de Facebook) es una herramienta de mensajería instantánea y audio que es muy utilizada a nivel global, si bien tiene muchos puntos a favor, existen algunos puntos que pueden jugar en contra, sobre todo en lo que respecta a comunicaciones internas a nivel de empresa o negocio. En el presente artículo mencionaremos algunos motivos por los cuales no se recomienda usar Whastapp para comunicaciones internas de una empresa o negocio.
No está diseñado para ese fin
Si bien whatsapp esta hecho para que las personas se comuniquen entre si (ya sea de forma directa o creando grupos) el problema es que muchas personas “distorsionan” este uso y utilizan grupos para comunicarse de manera interna con sus trabajadores. Es importante tener en cuenta que Whatsapp no es el entorno adecuado para comunicaciones internas de una empresa o negocio, lo recomendable (y que el mismo Whatsapp recomienda) es usar la herramienta para comunicarse con clientes o atender sus consultas (usando la aplicación Whastapp Business con un número de celular a nombre de la empresa), de tal manera que la cuenta de Whatsapp “responda” las preguntas que reciba, esta sería la forma correcta de manejar Whatsapp en el entorno empresarial o comercial. En ningún momento Whatsapp fue diseñada para comunicaciones internas entre los trabajadores de una empresa o negocio.
El servicio se puede suspender en cualquier momento
Como Whastapp es un servicio gratuito, en cualquier momento puede ser suspendido sin previo aviso (ya sea por una falla temporal de la aplicación o por el cierre definitivo de la misma), por lo cual no se recomienda tener información relevante de la empresa o depender mucho de dicha aplicación, ya que en el caso de que el servicio se suspenda o la cuenta quede inhabilitada, se puede perder dicha información vital o las actividades del negocio o empresa se pueden paralizar.
Puede vulnerar el entorno personal y generar molestias
Como vimos en nuestro artículo anterior, no es recomendable obligar a los trabajadores a integrar un grupo de Whastapp, ya que a diferencia de otras plataformas, Whatsapp funciona dentro de un entorno netamente personal. Si tenemos trabajadores en nuestra organización y los incluimos en un grupo, cada vez que haya una comunicación, le va a llegar una notificación a dichos trabajadores, el problema con esta mecánica, es que dicha persona tiene en su cuenta de Whastapp mensajes de familiares, amigos y grupos de interés (no de trabajo); entonces estos entornos se mezclan y en algunos casos la persona puede recibir estas notificaciones fuera de un «horario laboral» o cuando no esté realizando actividades relacionadas con su trabajo, lo que puede ser «un poco molesto» porque interrumpe su entorno personal.
También hay otro punto que se debe tomar en cuenta, el cual consiste en que es muy difícil que el trabajador abandone el grupo porque todos los demás integrantes recibirán la notificación de que se fue del grupo (lo que podría causar más tensión en el ambiente laboral); quizás dicho trabajador no desea estar en el grupo, pero se mantiene por obligación.
La información de la empresa puede quedar expuesta
Es importante destacar que Whatasapp cuenta con un «modelo comercial» y que la «forma de pago» de los usuarios es brindar su información personal, es decir, que los usuarios acceden a que su información personal sea utilizada para mostrar anuncios en Facebook Ads. También debemos tener presente que toda la información de una cuenta de Whatsapp se utiliza para el sistema de anuncios de Facebook, sin embargo, esto no significa que Facebook le proporcione al anunciante los datos personales de sus usuarios (teléfono, nombre de la persona, donde vive, etc.), lo que en realidad sucede es que por ejemplo, si hemos tenido una búsqueda relacionada a bodas o conversamos con una persona a través de mensajes de Whatsapp referente a una boda (cuando se casan, cómo se van a organizar, sobre lo que van hacer, etc.) en ese punto Facebook Ads «detecta» un comportamiento, entonces cuando el anunciante esté haciendo su campaña de anuncios en Facebook o Instagram, según sus criterios o filtros (por ejemplo personas interesadas en bodas), Facebook Ads permitirá que el anunciante pueda «mostrar» sus anuncios a ese grupo de personas (ejemplo 500 mil personas interesadas en bodas que se encuentran en x país o ciudad).
Si bien este efecto negativo a nivel personal puede ser mínimo, el problema es que a nivel de empresa o negocio la situación cambia, ya que todas esas conversaciones estarán en poder de Facebook y dicha información podrá ser utilizara para diversos fines, por lo cual se recomienda utilizar otra plataforma para hablar sobre temas de trabajo o donde se aborden temas relevantes sobre la empresa. Otro punto que hay que tomar en cuenta es que al usar un grupo de Whastapp para comunicaciones internas (de una empresa o negocio), es muy probable que algunos de los integrantes “comparta” o filtre información a otras personas, debido a que es fácil sacar capturas de pantalla o acceder a los audios utilizados en el grupo (esta es la modalidad más frecuente de filtración de información).
Puede generar estrés entre los trabajadores subordinados
Una cosa es que el trabajador quiera integrar un grupo de Whastapp (de forma voluntaria) y otra cosa es que se le obligue (siendo sinceros la mayoría de los grupos de Whatsapp con fines laborales son creados por indicaciones de un superior o jefe); por lo que es muy difícil que un empleado no este de acuerdo en integrarlo. Si somos jefes o supervisores, hay que tener en cuenta que al hacer esto estamos “invadiendo” el espacio personal de dicho trabajador. También hay que tomar en cuenta que no todo el mundo usa Whatsapp de la misma manera en como lo usamos nosotros.
Como vimos en nuestro artículo anterior, Whastapp posee unas mecánicas adictivas que tienen como objetivo «retener» al usuario, sin embargo, muchas de estas mecánicas si se aplican a la comunicación entre jefes y subordinados pueden generar mucho estrés, un ejemplo de esto es el «doble check», el «visto», el aviso de «en línea», etc. estas mecánicas pueden ocasionar malos entendidos como por ejemplo….¿Por que este trabajador vió el mensaje pero no lo respondió? o ¿Por qué este trabajador esta «en línea» pero no me responde?
Alternativas
Si queremos comunicarnos con nuestros trabajadores existe una gran cantidad de herramientas que se pueden utilizar, entre las más destacas se encuentran Skype, Slack y Telegram (el cual recomiendo ya que tiene más funciones de seguridad y herramientas disminuyen el tema del estrés). Por ejemplo Facebook, a raíz de este problema, ha creado una plataforma especial llamada Workplace que es independiente de su red social, donde los trabajadores pueden interactuar, ya que el mismo Facebook sabe que el uso de sus plataformas sociales (Facebook, Instagram Whastapp) para comunicaciones internas de trabajo puede generar problemas y molestias entre sus usuarios.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otros motivos por los cuales no es recomendable usar Whastapp para comunicaciones internas de una empresa?
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