En la actualidad muchas empresas utilizan WhatsApp para las comunicaciones internas entre sus trabajadores, sin embargo, el uso de esta herramienta puede generar un gran malestar entre los empleados, pudiendo generar problemas o conflictos internos dentro de una empresa (lo cual es un “caldo de cultivo” para una crisis de reputación en los medios digitales).
Como vimos en nuestro artículo anterior, WhatsApp no es el medio ideal para comunicaciones internas dentro de una empresa, ya que dicha aplicación fue diseñada para ese fin, sin embargo, muchas empresas insisten en usar esta herramienta para sus comunicaciones internas, en vez de usar otras a alternativas más adecuadas para este fin como Slack, Workplace, Trello, Monday, Skype, Telegram entre otros.
Una solución imperfecta para un mundo imperfecto
Si no podemos evitar utilizar WhatsApp para comunicaciones del trabajo (sobre todo cuando esta medida es impuesta por un jefe o supervisor poco flexible) y ya hemos hecho todo lo posible por demostrar nuestro rechazo a usarlo en el trabajo sin éxito, entonces podemos tomar ciertas medidas para minimizar los efectos negativos de dicha aplicación. A continuación compartimos algunos consejos para minimizar el efecto negativo de WhatsApp dentro de las comunicaciones internas de una empresa.
Comunicaciones individuales en vez de grupos
Como vimos en nuestro artículo anterior, los grupos de WhatsApp a nivel trabajo tienen muchos efectos negativos (estrés en los subordinados, sobre-supervisión innecesaria, no consideración de los horarios de trabajo, respuestas forzadas, revisión de las confirmaciones de lectura, etc.) sin embargo, podemos tratar de solo utilizar WhatsApp para comunicaciones de trabajo de manera individual (sin usar grupos), este tipo de comunicación posee muchas ventajas para el trabajador en comparación con el uso de grupos:
- El nivel de mensaje será menor, ya que solo se recibirán mensajes dirigidos a nuestra persona, lo cual disminuirá la cantidad de notificaciones de este tipo.
- Se puede desactivar la opción “visto” disminuyendo el nivel de estrés y ansiedad asociada a esta herramienta.
- Al no estar en un grupo, no se deben responder mensajes “innecesarios” o “no relevantes” de otros compañeros, supervisores u otras áreas de trabajo de forma forzada.
Usar la función “archivar” del chat
La función “archivar” de WhatsApp es muy útil, ya que permite enviar ciertos mensajes de WhatsApp a una carpeta especial llamada “archivados”, de esta manera podemos separar nuestras conversaciones personales de nuestras conversaciones de trabajo. Si bien esta separación no es muy marcada, permite dejar en un “segundo plano” las conversaciones menos relevantes, por ejemplo algunas personas envían todos los chats de trabajo a la carpeta de “archivados” mientras que otros envían los chats de familiares a dicha carpeta, de esta manera, cada usuario organiza sus conversaciones como desee. Lo importante en este caso, es tener en cuenta que las conversaciones que estén en la carpeta “archivados” sean menos notorias a nivel de notificaciones y avisos.
Desactivar las notificaciones de nuestro dispositivo móvil
Otro consejo es desactivar las notificaciones de WhatsApp de nuestro dispositivo móvil, ya sea a nivel de ruido como a nivel de ventana (o símbolo) emergente, de esta manera evitaremos distracciones y tendremos más control de la herramienta, ya que solo la revisaremos cuando nosotros consideremos que es realmente sea necesario. Debemos de tener en cuenta que cuando una persona “reacciona” a una notificación de su dispositivo móvil pierde concentración y es menos productiva.
Establecer un horario para usar WhatsApp
Este quizás es el consejo más práctico, ya que permite establecer un límite al uso de la herramienta, por ejemplo, si nuestro horario de trabajo es de 9 am a 5 pm, podemos contestar los mensajes de trabajo dentro de ese horario, en el caso de que recibamos un mensaje después de las 5 pm, entonces lo contestaremos recién al día siguiente. El problema en este caso, es que muchos empleados “mal acostumbran” a sus supervisores o jefes contestando en cualquier momento del día, debido a esto, para que esta medida tenga éxito, el trabajador debe poner de su parte para “educar” o acostumbrar al supervisor/jefe a esperar respuestas dentro del horario establecido.
Usar WhatsApp solo desde la computadora
Esta es otra forma práctica de manejar los mensajes de WhatsApp, si solo usamos WhatsApp mediante nuestra computadora (versión web o programa de escritorio) seremos más productivos, ya que no tendremos que estar revisando constantemente nuestro dispositivo móvil. Otra ventaja de utilizar esta alternativa, es que podemos descargar los archivos recibidos en nuestra propia computadora además de que cuidaremos nuestra vista ya que podremos ver los mensajes con un tamaño de letra grande.
Evitar las capturas de pantalla de otras conversaciones
Para que las conversaciones privadas sean lo más funcionales y sanas posibles, se recomienda evitar el uso de “capturas de pantalla” de otras conversaciones privadas, en este caso, el problema de las capturas de pantalla (de las conversaciones privadas) es que atenta contra la confianza y privacidad de la comunicación, además de que algunas personas tener la sensación de que su privacidad ha sido invadida. Si queremos citar algún mensaje de otra persona podemos escribir lo que dijo de forma resumida o “reenviar el mensaje”. Otra alternativa es pedir permiso a la persona para sacar captura de dicha conversación y decirle que dicha captura se enviará a x persona.
Tratar de enviar archivos adjuntos por otro medio
Uno de los grandes problemas de WhatsApp es que utiliza la memoria del teléfono para almacenar los diferentes archivos, además de que es difícil acceder a archivos más antiguos por diversos motivos (borrado de memoria del dispositivo móvil, difícil acceso a los archivos, tamaño de los archivos, etc.) en este caso, lo que se recomienda que solo utilicemos WhatsApp para conversaciones y que utilicemos un sistema alterno para enviar archivos adjuntos (ejemplo email o programas de almacenamiento en la nube).
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otros consejos para minimizar el efecto negativo de WhatsApp dentro de las comunicaciones internas de una empresa o negocio?
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