Como cumplir con la GDPR en email marketing

El día de hoy veremos cómo cumplir con la GDPR (Ley General de Protección de Datos) de la Unión Europea en lo que corresponde a la parte de email marketing, es importante tomar en cuenta que esta ley ya entro en vigor a partir de finales de Mayo del año 2018, si tu negocio tiene cede en la Unión Europea o tienes clientes en esa zona cumplas con esta ley, en el caso de que no tengas ninguna relación con la unión europea igual te aconsejo cumplir esta norma ya que es un estándar que muchas empresas, negocios y proveedores de servicios en Internet están usando a nivel global.

Tabla de contenidos

Origen de la lista

Se recomienda que todos nuestros suscriptores sean voluntarios y evitar en la medida posible agregar personas “manualmente”, si bien todos los programas de email marketing certificados permiten agregar personas manualmente existen ciertos límites y normas para hacerlo, por ejemplo GetResponse solo permite agregar 50 contactos al día de manera manual luego de certificar (contacto por contacto) que tenemos los permisos de mencionada persona), en el caso de superar ese número diario se puede importar contactos mediante una lista, sin embargo para que esta lista sea valido primero debe pasar por un proceso de verificación (si la lista no pasa el test es rechazada). Se recomienda que el 100% de tus suscriptores sean voluntarios, entiéndase por voluntarios que la misma persona se ha dado de alta en tu lista (desde su propia computadora o dispositivo), lo bueno de este tipo de lista (voluntaria) es que tiene un mayor nivel de calidad, lo cual se refleja en porcentajes de apertura y clicks de emails más altos.

Política de privacidad

Todos los sitios web deben tener una página de política de privacidad, en donde se explique de manera clara y transparente(sin usar términos legales complejos) que uso se le dará a los datos proporcionados por la persona, es importante que esta sección este realmente adaptada a las necesidades de nuestro negocio o empresa, no se trata de “copiar y pegar” lo que dice en otra página de privacidad genérica, sino detallar que hacemos con los datos y que empresas almacenan esos datos, por ejemplo en el caso de email debemos mencionar que programa de email marketing utilizamos y en donde está la sede de esa empresa, este último punto es muy importante ya que es posible que tus clientes no sean de la unión europea pero el proveedor de tu servicio de email marketing si se encuentre en esa zona.

Check box de política de privacidad

Al momento que los usuarios se suscriban a nuestro boletín debe hacer un check box (el cual debe estar desmarcado por defecto) en donde diga que el usuario acepta o está de acuerdo con la política de privacidad del sitio web (en ese lugar debe hacer un enlace hacia la pagina de política de privacidad), así mismo debemos indicar de manera resumida que es lo que le enviaremos al usuario o para que utilizaremos sus datos, por ejemplo si ofrecemos un reporte en pdf y además le enviaremos un boletín semanal al usuario entonces debemos mencionarlo.

Sistema de baja

Otro punto de esta ley es que si el usuario quiere darse de baja de nuestra lista debe hacerlo de manera sencilla y rápida, lo ideal es que el usuario lo haga con un solo click, por ejemplo existen casos de programas en donde para darse de baja el usuario debe iniciar sesión y realizar una serie de pasos que en realidad dificultan su proceso de baja, otro punto a tomar en cuenta es que si un usuario pide no recibir más boletines o desuscribirse debemos eliminarlo inmediatamente de nuestra lista de envíos.

Criterio al momento de comunicarnos

Este último punto es el más importante ya que nos evitara muchos dolores de cabeza, generalmente las quejas de los suscriptores se deben cuando el emisor no tiene conciencia de la proporción de contenidos que está mandando y el nivel de saturación del canal, por ejemplo si mandamos un email a la semana nuestras comunicaciones tendrán un espacio de tiempo adecuado, mientras que si mandamos un email todos los días saturaremos a nuestros destinatarios causando malestar, por otro lado si no alternamos entre contenidos informativos y promocionales (y solo enviamos email publicitarios) es posible que el número de quejas o demandas aumente de manera considerable, como podemos apreciar no solo se trata de cumplir la norma sino también de tener criterio al momento de comunicarnos con nuestros suscriptores.